И тебя посчитали
Каждый музейщик знает, как много отчётности сопровождает нашу деятельность. Запросы на предоставление информации сыплются пачками, и порою подготовка ответов на них занимает много времени. Это отвлекает от творчества и созидания...
Если музей посещает в год около 60 000 посетителей, мы должны знать: кто они, откуда, в составе группы приезжали или путешествовали самостоятельно, какую услугу заказывали и сколько средств за неё заплатили, кто был экскурсоводом и ведущими программы, и какая организация выступала в качестве заказчика. Если учесть, что музей предлагает около 100 различных экскурсионных программ и тематических мастер-классов, работает всесезонно с различными возрастными категориями посетителей, то задача, связанная с подготовкой различных выборок, не так проста, как может показаться на первый взгляд. Быстрый доступ к информации важен для проведения маркетинговых исследований, выявления западающих направлений, разработки ценовой политики и общей стратегии развития музея.
До недавнего времени все расчёты производились вручную. Но чем известней и более востребованным становился музей, тем больше времени занимала обработка многочисленных данных. Назрела необходимость в разработке системы электронного учёта поступающих заявок.
Первый шаг на этом пути помогли осуществить программисты - супружеская пара Валерии и Анатолия Полициных - давние друзья музея. Переходный этап, связанный с тестированием и доработкой системы занял около четырёх лет. Осуществлялся штатным сотрудником музея Степаном Анкудиновым при консультационной поддержке партнёров.
«Опять что-то придумали, - тихо ворчали сотрудники музея на начальном этапе, - Жили же хорошо без этого электронного журнала".
"И, действительно, каждая заявка специфична и по-своему уникальна, пришлось немало потрудиться, чтобы разобраться и понять, как провести наиболее тонкую настройку журнала. Возможность оценить преимущества вычислительной техники появилась только, когда накопился значительный объём информации для анализа, т.е. потребовалось время для наполнения базы данных. Зато сейчас вопрос о пользе и даже необходимости такого инструмента у коллег не встает. Отдельная задача, которую предстояло решить – это составление подробной инструкции, взяв которую любой сотрудник может понять механизм формирования значения того или иного параметра, чтобы мы говорили на одном языке и пользовались одним терминологическим словарем", - поделился размышлениями Степан Анкудинов.
И вот, наконец, состоялась презентация готового ресурса, который позволяет за считанные минуты решать самые сложные аналитические задачи.
Теперь мы легко и непредвзято можем ответить на любые вопросы о востребованности конкретной программы, о доле иногородних туристов в общем потоке гостей музея, рассчитать поступления в кассу за год, за указанный период от той или иной программы, оценить заинтересованность и активность школ, устойчивость заказов со стороны турбизнеса.
Все сотрудники музея имеют быстрый доступ к свежей, постоянно обновляющейся экскурсионной информации. Ресурс удобен и предельно понятен для пользователей.
"Я не перестаю удивляться тому, что когда-то составление ежемесячных экскурсионных отчётов у меня занимало два, а порою три дня. Теперь же самый сложный запрос выполняется в течение не более 1 минуты! Представляете, какая экономия времени?!
Конечно, внедрение нового ресурса потребовало изменений в работе экскурсионного отдела, перестройки системы оформления заявок, выработке правил по занесению их в электронный журнал. Было много споров, переживаний в этой связи, мы до конца не верили, что получится, но результат превзошёл все ожидания...", - заметила заведующий музеем Наталья Киршина.
